家具类资产建卡入账要求、操作流程与指南
2020年09月22日  点击:[]

一、建卡入账要求

1.单价超过1000元的,需在资产管理系统中建卡,建卡方式为“单卡单物”,即每个单件资产建一张资产卡片;

2.单价未超过1000元,但批量总价(是指在同一次采购中,资产名称、规格、单价、使用人以及存放地点等信息均相同的同种产品价格总和)超过5000元的,也需要在资产系统中建卡,建卡方式可单卡单物,也可一卡多物即同批同种资产建在同一张资产卡片上),使用中使用人和存放地点变动频繁的,慎用一卡多物方式;

3.上述情况之外的资产,填写《西安建筑科技大学家具类低值易耗品登记表》(请从国有资产管理处网站家具管理模块的下载栏目里下载);

4.在资产管理系统中建卡的,原则上应在建卡当月内完成财务报账,若当月内未能完成报账的,需在报账前将卡片上的“取得时间”修改到实际报账月份(具体操作详见后文相关内容);

5.跨年报账的,年前建的卡片及验收三联单需删除,于报账当年重新建卡。

二、资产系统建卡操作流程与指南

按上述要求需在资产管理系统建卡的,建卡流程与操作如下:

1.新建资产卡片

在系统主页面通过“验收入库”菜单下的“资产卡片新建”选项,进入资产卡片新建页面。

资产卡片新建页面的左侧为资产类型树状结构图,先在此处正确选择拟建资产卡片的资产类型(如不能确定,请致电国有资产管理处资产管理科咨询,82202168)。

确定资产分类后,右侧便出现资产卡片明细信息页面,按要求正确填写资产明细信息后,点击页面上方“保存”按钮,完成卡片新建。需要强调的是,“资产名称”一定要按实际填写,不能直接取系统默认的资产分类名称。

要求单卡单物的,数量只能填1,价值填单件资产的价格;要求一卡多物的,数量写同批同种资产的总数量,价值填批量总价。无论是单价还是总价,都是含税价格。如果发票上税金是单列在价格外的,在系统中填写价值时,切记计入税金金额。

2.卡片批量操作

按要求单卡单物但同一次采购中数量很多的资产,可以在通过上述操作建好一张卡片后,利用“批量”功能进行剩余卡片的新建。

在系统主页面通过“验收入库—卡片列表”菜单下的“资产卡片查看”选项,进入资产卡片查看页面。

在资产卡片查看页面,找到之前已建好的单张资产卡片(可以利用资产编号、资产名称等已知信息,通过左上角“查询”功能进行快速查找),勾选后点击页面上方的“批量”按钮。

点击批量按钮后,会弹出一个记账日期和数量设置的对话框,在数量栏填写需要批量的数目(如:共有20个同种资产需要建卡,除去之前已经建好的一张,还需再建19张卡片,批量数就填19),记账日期可以不管。

注:批量生成的卡片,和原卡片信息完全一样(相当于复制功能),如果涉及存放地点等信息不同,需要逐个修改;

      ②  批量生成的卡片和原卡片资产编号可能不连续,为了保证连号便于后面建成一个验收三联单,可以按需要的总数量进行批量(如共需要建20张卡片,就批量20张),然后把原来的那张卡片删除。

3.入账申请

建好资产卡片并不意味着资产已经入账,通过审核的资产卡片才算成功入账。资产卡片的审核,是通过验收三联单的新建、提交与审核来完成的。

通过系统主页面“验收入库”菜单下的“资产验收申请”选项,进入资产验收申请列表页面。

点击资产验收申请列表页面左上角的“新建验收单”按钮进入验收三联单编辑页面。

将验收三联单编辑页面上的基本信息按要求填写完整后,点击页面中部的“选择卡片”按钮,进入选择卡片页面。

在选择卡片页面,找到需审核的资产卡片(如果已知资产编号或资产名称等信息,可通过页面左上角的“查询”功能进行快速查找)。勾选后点击右下角“确定”按钮返回验收三联单编辑页面。

注:一个验收三联单可以包含多张资产卡片,但这些资产卡片的资产编号必须连号,且资产名称、规格、品牌、单价等基本信息必须相同,否则须分别建立验收三联单。

返回验收三联单编辑页面后,认真核对所有信息,确认无误后点击页面上方“保存”按钮结束单据编辑,点击“提交审核”按钮完成审核申请提交,点击“打印”按钮进行单据的打印。

点击“打印”按钮后,会弹出打印模板选择提示,选择“验收单三联单打印”模板完成三联单打印。(若点击打印后,无法弹出打印模板选择对话框,请至系统首页右下角“下载专区”下载并安装打印相关插件后再试。)

4.卡片修改

尚未建立验收三联单的资产卡片,可以在“资产卡片查看”界面找到卡片并双击打开卡片编辑界面,点击界面上方“修改”按钮激活编辑状态后进行直接修改。

已建立验收三联单的资产卡片,若三联单已提交审核,需在验收三联单编辑界面中“取回单据”后方可修改。

对于已建立验收三联单但尚未提交审核或已取回单据的,点击验收三联单编辑界面上方的“修改”按钮,激活验收单编辑状态。

编辑状态激活后,若只需要修改单张卡片,先在下方资产明细里点选要修改的卡片,然后通过界面中部偏右位置的“修改卡片信息”展开菜单中的“卡片修改”进入卡片信息编辑页面,直接修改。

若需要对验收单里的所有卡片进行相同信息的批量修改,通过“修改卡片信息”展开菜单中的“卡片批量修改”实现。比如要修改该单据里所有卡片的资产取得日期,通过“卡片批量修改”进入批量修改页面,在上方数据列定位框里输入“取得日期”并回车,定位到取得日期列,点击列标题右侧铅笔图标可以实现该列数据的批量修改。

卡片信息修改完成后,切记要对整个验收三联单进行“保存”并重新“提交审核”。

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